Zwei Monate GoDB - Schonfrist für Archivierungsmuffel ist längst vorbei!

Seit nun fast zwei Monaten arbeitet ganz Deutschland GoBD konform – Sie auch? Falls ja, dann lehnen Sie sich entspannt zurück, rühren Sie Ihren Kaffee um und widmen Sie sich spannenderen Themen.

Falls Sie jedoch beim Thema GoBD – also den Grund­sät­zen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff – gerade dieses unangenehme „Hab-ich-noch-nicht-erledigt-Gefühl“ in der Bauchgegend spüren und schon lange über den gesetzlichen Termin hinaus noch immer den  Archivierungsmuffel geben, sollten Sie sich des Risikos bewusst sein.

Die Konsequenzen sind unangenehm. Die unternehmenseigene Buchführung kann angezweifelt und sogar im schlimmsten Fall wegen Nichtkonformität mit den GoBD verworfen werden. Die Folge kann dann die Schätzung der steuerrelevanten Summen sein – was garantiert für erhebliche Unruhe im Unternehmen sorgen dürfte.

Abgesehen von den neuen Herausforderungen für die Buchhaltungsabteilungen dürfte die Archivierungspflicht der Handels- und Geschäftsbriefe die durchgreifendsten Änderungen in der täglichen Arbeit darstellen. Zwar sind nicht alle Unternehmen betroffen, aber für diejenigen, die sich der GoBD annehmen müssen, heißt das, dass alle elektronisch verschickten Geschäftsdokumente – also auch alle E-Mails, die relevanten geschäftlichen Inhalt enthalten - im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente revisionssicher abzulegen sind.

Im Klartext: Nicht nur anhängende PDF-Dateien (bspw. Aufträge usw.) sind in einer revisionssicheren Form bereitzuhalten, sondern auch die ganze relevante Korrespondenz – beispielsweise die Inhalte von E-Mails – also faktisch die E-Mails selbst.

Glücklicherweise haben sich alle renommierten Anbieter auf die geforderten Veränderungen eingestellt. Wir sind da beispielsweise Partner für entsprechende Lösungen von REDDOXX – einem Spezialisten für die revisionssichere Archivierung. Wir können also helfen!

Unsere Empfehlung betreffs dem Handling von E-Mails ist also ganz klar: Um auf dem einfachstem Weg der GoBD Richtlinie hinsichtlich der E-Mail-Archivierung zu entsprechen, empfiehlt sich die automatische und rechtsichere Langzeitspeicherung aller E-Mails durch Lösungen von REDDOXX. Damit können einfach alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch, rechtssicher und manipulationsfrei zentral gespeichert werden. Im Falle eines Audits oder einer Betriebsprüfung stehen dann die relevanten Dokumente zur Einsicht zur Verfügung. Die entsprechende Lösung wurde dann auch schon 2015 vom TÜV nach GoBD zertifiziert.

Also hier noch der Aufruf an alle Nachzügler und Immer-noch-Archivierungsmuffel: Nicht zögern, sondern Kontakt aufnehmen! Nach erfolgreicher Umsetzung können Sie sich dann wieder entspannt zurücklehnen, den Kaffee umrühren und sich spannenderen Themen widmen.