Die vier häufigsten Fehler in der Logistik

Der Versand und die Kommissionierung ist der Ort, an dem sich der Qualitätsanspruch des Unternehmens kristallisiert. Ein angenehmes Erscheinungsbild der Internetseite, ein attraktives Produktportfolio und eine exzellente Außendarstellung einer Firma können schnell und umfassend durch Fehler in der Logistik ruiniert werden. Logistik muss perfekt funktionieren, um am Markt vorn mit dabei zu sein. Das Ziel ist immer dasselbe: schnell und fehlerfrei zu liefern. Die Kausalkette ist dann ganz einfach beschrieben: Je geringer die Fehlerquote beim Versand, desto geringer die Prozesskosten und umso höher die Kundenzufriedenheit. Nicht umsonst werden die Kosten des reinen Versandes auf etwa die Hälfte der gesamten Lagerkosten geschätzt.

Treten Fehler auf, sind die Folgen weitreichend. Je später der Fehler entdeckt wird, desto schwerer ist er zu korrigieren. Die Folgen reichen dann von teuren Nachlieferungen bis hin zur Unzufriedenheit des Kunden.

Versand ist also eines der wichtigsten Punkte für eine hohe Kundenbindung. Wie heißt es doch so schön: Die Versandabteilung ist die Beste, von der man in der Unternehmensführung nichts hört.

Aber ganz so einfach ist es eben nicht. Die Versandabteilung ist auch immer ein im Stressfeld zwischen Zeitdruck und Qualitätsanspruch stehender Bereich. Daher sind hier immer wieder gleichartige Fehler anzutreffen, die es zu vermeiden gilt. Die vier häufigsten Fehler bei der Kommissionierung und im Versand sind:

  • Typfehler – falsches Produkt wird kommissioniert
  • Mengenfehler – eine falsche Stückzahl wird kommissioniert
  • Auslassungsfehler – Positionen werden in der Kommissionierliste übersehen
  • Zustandsfehler - Produkte wurden falsch verpackt

Die Kombination aus Zeitdruck, der Verwendung von Papierdokumenten und der „Fehlerquelle“ Mensch führt zu den häufigsten Fehlern. Bei der klassischen Belegkommissionierung sind dies:

  • Unachtsamkeit
  • Verzählen
  • Verschätzen
  • Vergessen

Das ist häufig dann der Fall, wenn der Mitarbeiter sich mehrere Dinge während des Verpackungsprozesses einprägen und im Kopf behalten muss. Hilfe ist also notwendig, um diesen Prozess zu verbessern.

Große Versandunternehmen setzen hier gezielt auf teil- oder vollautomatisierte Lager und Versandsysteme und versuchen, den Faktor Mensch weitestgehend auszuschließen. Verloren geht dabei jedoch die Problemlösungskompetenz menschlicher Mitarbeiter. Gerade im Mittelstand mit seinen sich häufig anpassenden und wechselnden Lagersortimenten ist auf diese Flexibilität nicht zu verzichten. Es gilt hier nach wie vor „Mann zur Ware“. Ziel muss es also sein, den Menschen mit seiner hervorragenden Flexibilität im Kommissionierprozess zu unterstützen und zu „leiten“.

Die Lösung liegt in unterstützenden Systemen, die den Vorgang der Kommissionierung begleiten und damit die oben aufgeführten Fehlerquellen auszumerzen. Klar ist: unabhängig von der Art der am Ende eingesetzten Kommissionierhilfe sinkt die Fehlerquote gegenüber der klassischen Belegkommissionierung deutlich. So bleibt die Flexibilität des Mittelstandes erhalten und die Prozesssicherheit im Versand steigt.

Nun bleibt nur noch die Wahl des zu unterstützenden Systems richtig anzugehen. Softwarebasierte Systeme sind hier für den Mittelstand die erste Wahl, bieten sie doch bei überschaubaren Investkosten die Möglichkeit, direkt und in Echtzeit auf den Datenbestand der betriebswirtschaftlichen Software (bspw. dem im Unternehmen genutzten ERP-System) zuzugreifen. Der Kommissioniervorgang wird begleitet und überwacht, wodurch die häufigsten Fehler reduziert werden können, während die Effektivität des Versandes steigt. Dann kann man mit Fug und Recht behaupten: Die Versandabteilung ist die Beste, von der man in der Unternehmensführung nichts hört.